2.0 Изготвяне на график и бюджет (2.0.P1)

Графикът и бюджетът на проекта се изготвят заедно с Хартата на проекта от Стъпка 1.0. Графикът е жизнено важен инструмент, който гарантира, че екипът на проекта знае какво е необходимо да прави.

Бюджетът представлява разполагаемите пари, определени да бъдат похарчени за проекта. В зависимост от Вашата организация и от това как водите счетоводството си, бюджетът може да съдържа само външните разходи за проекта (изпълнители, хардуер, софтуер, материали и т.н.). Някои организации включват в бюджета също и цената на труда. Тези организации обикновено имат някакъв вид процес на сторниране за разпределяне на вътрешните разходи обратно към спонсора.

Стъпката за Дефиниране на работата гарантира, че имате съгласие със спонсора на проекта за работата, която трябва да бъде извършена. В тази стъпка ръководителят на проекта определя как ще бъде извършена работата. В зависимост от размера на проекта е възможно да се използва пакет за Управление на проекти, като MS Project, или електронна таблица, или просто бихте могли да следите дейностите в главата си.

Връзката между график и бюджет (2.0.P2)

Процесът за Управление на проекти TenStep винаги е свързвал графика и бюджета в един интегриран компонент. Разбира се, двете концепции са различни. Графикът показва дейностите, които трябва да бъдат извършени за постигане на крайните резултати. Бюджетът показва колко пари ще изисква проектът.

Процесът TenStep разбира, че тези два фундаментални процеса са ключ за успех на проекта и в много организации представляват двата основни компонента за успех – оправдахме ли очакванията за графика и бюджета? Двата елемента обикновено са свързани.

Ако един проект е извън графика, в повечето случаи е и извън бюджета.
Ако един проект е извън бюджета, обикновено е с тенденция и към излизане от крайния срок. Разбира се, има и изключения, но двата елемента обикновено следват обща тенденция.  Ако сте подценили количеството работа, в общи линии ще сте подценили и графика и бюджета.
Часовете труд, положени от човешките ресурси, ще се отразят както на графика, така и на бюджета.
Те са два интегрирани елемента от цялото тройно ограничение, което свързва графика, бюджета и обхвата на проекта. Ако обхватът на проекта е увеличен (или намален), графикът и бюджетът също трябва да бъдат увеличени (или намалени).

Опитът на ръководителя на проекта обикновено показва, че графикът и бюджетът на проекта са тясно свързани.

Връзката между Дефиниране и Планиране на работата (2.0.P3)

Дефинирането на работата е първата стъпка в процеса TenStep, а създаването на график и бюджет – втората. Това номериране обаче, не предполага тяхната последователност. Обикновено ще видите, че не можете да завършите Хартата на проекта без да сте започнали изложението на цялостния график на проекта. В много случаи трябва да се работи върху тези два резултата едновременно. Докато събирате информация за обхвата и крайните резултати, ще Ви е необходимо да започнете с очертаването на цялостния бюджет, за да можете да се справите в очаквания обем и продължителност. Получавайки повече информация за „дефиниране“, Вие ще попълвате повече детайли в графика. Когато резултатите, обхвата, предположенията и подходът са завършени, Вие би трябвало да имате достатъчно информация в графика, за да прогнозирате необходимия бюджет, усилия и продължителност – които са използвани за завършване на Хартата на проекта.

2.1A Изготвяне на график / Процес

2.1B Изготвяне на бюджет / Процес

2.2A Изготвяне на график / Техники

2.2B Изготвяне на бюджет / Техники

2.3 Изготвяне на график и бюджет / Бърза препоръка

Изготвяне на график и бюджет / Пример