1.0 Дефиниране на работата

(1.0.P1)

Колко пъти сте чували или сте участвали в проект, който се е провалил? Или вероятно просто не е бил толкова успешен, колкото е трябвало да бъде. Прекарвали ли сте някога време, гледайки назад и търсейки причината за провала на проекта? Ако отговорът е „да“, ето шанс да кажете: „Знаеш ли, трябва да отделяме повече време за планиране“.

Повечето проекти имат крайни срокове, които като че ли стават все по-кратки. Поставянето на агресивни крайни срокове притиска ръководителя на проекта да го започне възможно най-скоро. Преди проектът обаче да започне, е необходимо да отделите време за планиране, за да бъдете сигурни, че работата е правилно разбрана. Това не е загуба на време. Това е времето, което ръководителят на проекта прекарва, за да гарантира, че екипът и спонсорът на проекта имат общи разбирания за това какво ще получи проектът, кога ще бъде завършен, колко ще струва, кой ще върши работата и как тя ще бъде свършена.

Процес на високо ниво

В края на тежък проект ползите от планирането  могат да бъдат очевидни. Но ползите са известни напред във времето. На високо ниво тези ползи включват:

Разбиране и постигане на съгласие за целите, резултатите, обхвата, риска, цената, подхода и т.н. на проекта. Това гарантира, че екипът на проекта и спонсорът се споразумяват за работата, която се изисква.

Определяне, ако оригиналният бизнес казус е все още валиден. При първоначалното одобрение на проекта цената и продължителността му за прогнозирани на високо ниво – до около ± 50%. СЕга, когато проектът стартира, прогнозите трябва да се коригират до ± 15%. Това допълнително уточнение може да доведе до по-висока прогноза от предишната, и тези по-високи числа може да направят бизнес казуса неатрактивен. Например, един проект, изискващ 10000 часа труд , може да осмисли бизнеса. Ако по-подробният процес на планиране резултира в по-прецизна прогноза от 20000 часа, проектът може вече да няма бизнес смисъл.

Подсигуряване, че ресурсите, от които се нуждаете, са достъпни, когато се нуждаете от тях. Това е резултат от създаването на график на проекта с възложените ресурси.

Предоставяне обобщена база за проследяване на прогреса. Това е резултат от създаването на план на ключови събития, базиран на по-подробен график.

Валидиране на процеси, използвани за управление на проекта напред във времето със спонсора. Процедурите, използвани за управление на проекта, не бива да бъдат изненада. Те трябва да бъдат обсъждани напред във времето.

Малките проекти се нуждаят от по-кратък цикъл на планиране, а по-големите – от по-дълъг цикъл на планиране. Усилията, които се изискват за дефиниране на работата, зависят от количеството информация, която трябва да бъде разбрана и документирана. Продължителността от време, необходима за дефиниране на работата, зависи от времето, необходимо за намиране и документиране на информацията, както и от времето, необходимо за съгласие и одобрение от спонсора.

Понякога ръководителят на проекта може да бъде осуетен поради затруднения при получаването на съгласие от спонсора относно обхвата, графика и цената. Но това точно е причината тази работа да бъде извършена напред във времето. Мислете за проблемите, с които ще се сблъскате, опитвайки да получите съгласие от спонсора за обхвата, графика и цената, когато работата е започнала, и резултатите всъщност са постигнати.
Разбиране на проекти (1.0.P2)

Преди да се научите как да дефинирате работата, трябва да бъдете наясно с дефинирането на самия проект. Това ще го направи по-ясен, когато формалните техники за управление на проекти са подходящи. Моля, прегледайте:

1.0.1 Какво е Проект?

1.0.1.1 Начални и крайни дати на проект

1.0.2 Ролята на ръководителя на проекта

Процесите, които използвате, за да управлявате Вашия проект, трябва да бъдат измерими с размера на проекта. Големите проекти трябва  да бъдат управлявани с по-голяма взискателност и структура от малките.

Определяне на размер на проекта (Малък, Среден, Голям) (1.0.P3)

Процесите, които използвате, за да управлявате Вашия проект, трябва да бъдат измерими с размера на проекта. Големите проекти трябва  да бъдат управлявани с по-голяма взискателност и структура от малките.

Процесът TenStep съдържа конкретни указания за това как да управлявате проект според неговия размер. Първо трябва да категоризирате Вашия проект като голям, среден или малък. В някои компании проект от 6 месеца и 10000 часа би се считал за голям. В други организации, същият проект би се считал за малък. Процесът TenStep включва някои насоки, но всяка организация трябва да определи насоките, подходящи за нея. Вижте 1.0.3 Определяне на размер на Вашия проект (Малък, Среден, Голям) за повече информация.

След като сте прегледали предишната информация, продължете с информацията за дефиниране на Вашия проект.

1.1. Дефиниране на работата / Процес

1.2. Дефиниране на работата / Техники

1.3. Дефиниране на работата / Техники

Дефиниране на работата / Пример