0.0. Иницииране на прегледа на проекта (0.0.P1)

Процесът по Управление на проекти на TenStep® („Процеса TenStep“ или „TenStep“) описва как проактивно да планираме и управляваме проекти. Това обаче предполага, че е налице проект, с който да започнем. Всяка организация има процеси за идентифициране и осъществяване на проект. Този процес обикновено има следните характеристики:

Начин за идентифициране на всички възможни проекти, които могат да бъдат стартирани.

Процес на ограничаване на всички възможни проекти до по-малък брой, които имат най-голяма полза и най-много съответстват с бизнес целите и стратегиите.

Средство за документиране на разходите и ползите така, че проектът да е сравним с други проекти. Този документ най-общо се нарича Бизнес казус.

Идентифициране на минимален набор от информация на високо ниво, изисквана за получаване на окончателно одобрение на проекта.

Процесът, описан по-горе, е част от управлението на портфейла. Използва се за получаване на предварително одобрение на проект. Възможно е обаче да има разлика във времето между първоначалното одобрение на проекта и неговото действително стартиране. Следователно, когато даден проект е готов да започне, има редица първоначални позиции, които трябва да бъдат валидирани за да се гарантира, че той е готов за стартиране.

Иницииране на Малки проекти (0.0.P2)

Процесът на иницииране не е задължителен за малки проекти.

Иницииране на Средни проекти (0.0.P3)

Процесът на иницииране за Средни проекти е по избор. Ако проектът е с тенденция към голям, бихте могли да изпълните процеса на иницииране за големи проекти. В противен случай този процес може да бъде пропуснат.

Иницииране на Големи проекти (0.0.P4)

Големите проекти изискват официален процес на иницииране преди проектът да започне. Този процес може да се извърши много бързо или да отнеме известно време, в зависимост от това до колко спонсорът и организацията са готови да действат. На този етап се изисква следното:

Валидиране на Бизнес казуса

Възможно е бизнес условията да се се променили от момента на първоначалното одобрение на проекта до неговото започване. Бизнес казусът трябва да бъде валидиран, за да гарантира, че изпълнението на проекта все още си струва и неговият приоритет все още е по-висок от този на проектите, които не са стартирани. Това, че проектът е получил предварително одобрение, не означава, че автоматично може да бъде изпълнен.

Идентифициране на официалния спонсор

Първоначалният спонсор вероятно е бил човекът, който е помогнал за развиването на Бизнес казуса и който е поискал парите за проекта. Сега, когато проектът е готов за изпълнение, е необходимо спонсорът да бъде валидиран. Възможно е управленският екип да се е променил и да е необходимо да се определи нов спонсор. Възможно е също оригиналният спонсор да е на твърде високо  ниво, за да изпълнява ролята на „активен“ спонсор, необходима за проекта. В този случай оригиналният спонсор поема ролята на Изпълнителен спонсор.

Определяне на ръководител на проекта

Ръководителят на проекта е човекът, който води проекта по-подробно в процеса на планиране, и го управлява до неговия край. На този етап той трябва да бъде определен.

Идентифициране на заинтересованите страни

Когато проектът се инициира, е важно да започнете да разбирате и управлявате заинтересованите страни. Можете да прочетете повече информация на 0.0.1 Идентифициране на заинтересованите страни.

Превеждането на проекта през процеса на иницииране не гарантира, че той ще бъде изпълнен. Ако след инициирането проектът остава одобрен, той ще бъде придвижен към фаза на по-детайлно планиране за дефиниране на работата и изготвяне на подробен график и бюджет.